Чтобы работодатель продолжил вносить записи в бумажный документ, работник должен написать соответствующее заявление. Электронный вариант трудовой книжки будет содержать данные о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе, должности, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора). Эти сведения работодатели обязан передавать в информационную систему Пенсионного фонда России ежемесячно. А данные о заключенных трудовых договорах будет хранить Роструд. Также все компании обяжут предоставлять инспекторам ГИТ доступ к своим информационным системам для удаленных проверок. Таковы планы чиновников по поводу перевода трудовых отношений в «цифру».
Идея перехода на цифровые технологии тесно связана с большой целью государства легализовать трудовые отношения в стране. По данным Госкомстата, почти 15 млн человек работают без оформления документов. Это 20 процентов от всего экономически активного населения страны.
На парламентских слушаниях в январе 2018 года заместитель министра труда РФ Любовь Ельцова заявила, что в течение этого года ведомство проработает проект, касающийся учета данных о трудовой деятельности работника в электронном виде. При этом на данный момент чиновники не преследуют цель обязать работодателя вести такой документооборот, все ниже указанные действия вводятся на добровольной основе. Это:
- переход на электронные трудовые книжки;
- введение электронного документооборота;
- электронный надзор.
Сейчас чиновники представляют электронную трудовую книжку как некую базу данных о трудовой деятельности любого официально трудоустроенного сотрудника.
Работодатель будет передавать данные о работе своего штатного специалиста в Пенсионный фонд в электронном виде, с помощью своих информационных систем. Предполагается, что любую бухгалтерскую или кадровую программу можно будет подключить к ресурсу по обмену информацией с ПФР. При этом подтверждать факт трудовых отношений необходимо будет раз в месяц. Какую конкретно информацию будут хранить в электронном виде, вопрос нерешенный. По одной из версий, которую рассматривает Минтруд, создадут полноценный аналог бумажной трудовой книжки. То есть работодатели будут передавать государству информацию не только о дате приема и увольнения, но и о переводах, награждениях и причинах расторжения трудового договора.
Минтруд предлагает уже с 2020 года не заводить бумажные книжки для сотрудников, которые поступают на работу впервые. Однако в качестве компромисса предлагает вести бумажные книжки остальным сотрудникам до окончания их трудовой деятельности. Будет ли это правом сотрудника или его обязанностью, пока неясно. Также не решен вопрос – придется ли в этом случае хранить трудовую книжку работодателю или она будет дома у работника.
Работодатели в целом поддерживают идею перехода на электронные трудовые книжки. Однако некоторым компаниям компромисс чиновников оставить в ходу бумажные документы наряду с электронным аналогами кажется лишним иначе потеряется смысл перехода на электронный документооборот.
Еще одна дилемма, связанная с отказом от бумажных книжек, в том, что неясно, как работодателю до заключения трудового договора понять, насколько реален стаж работника. Некоторые компании просят работника принести на собеседование трудовую или ее копию. При отказе от этого документа узнать подробности о работе сотрудника можно будет только через информационную базу ПФР. И тогда, либо работник дает согласие на ознакомление со сведениями из своего личного кабинета в базе ПФР, либо приносит работодателю выписку о своем стаже из информбазы.